Affinities hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. Affinities houdt zich daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring geven wij u informatie over de wijze waarop wij zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met uw gegevens. De informatie gaat over:

1. Doel van de gegevensverwerking
2. Uw dossier en het verwerken van uw persoonsgegevens
3. Uw rechten bij het verwerken van persoonsgegevens
4. De maatregelen die Affinities heeft getroffen om uw gegevens te beschermen
5. Contact met Affinities bij vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring.
   
   

1. Doel van de gegevensverwerking
Affinities mag alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is voor een bepaald doel. Persoonsgegevens en gegevens over de consultatie/training worden door Affinities gebruikt voor: ondersteuning van de consultatie/training, het beschikbaar stellen van de gegevens voor een goede bedrijfsvoering (zoals financiële administratie en kwaliteitscontroles).

2. Uw dossier
Voor de uitvoering van de consultatie/training is Affinities verplicht persoonlijke gegevens van cliënten en ouders/professionals vast te leggen in een dossier. Dit doen wij digitaal. In het dossier worden de volgende gegevens vastgelegd:

• Opdracht van de verwijzer
• Een situatieomschrijving
• Naam, adresgegevens
• Eventueel informatie over het gezag en zorgkader
• Toestemmingsverklaringen indien van toepassing
• Correspondentie (in- en uitgaande post/e-mailberichten)
• Informatie over de consultatie/training die wordt geboden, het team dat de begeleiding biedt, de start- en einddatum van de consultatie/training
• Rapportages (verslaglegging over bijeenkomsten, maar eventueel ook notities van telefoongesprekken)
  
  

Toegang tot het dossier
Alleen Affinities heeft toegang tot het dossier. Is het nodig dat anderen uw dossier bekijken, dan is daar uw toestemming voor nodig. U heeft het recht om gegeven toestemming ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in te trekken. Heeft u Affinities toestemming gegeven informatie te verstrekken aan een andere organisatie en u komt hier op terug, dan zal Affinities hier een volgende keer rekening mee houden. Wanneer u echter ook de reeds gegeven informatie wilt laten verwijderen, zult u daar zelf een verzoek toe moeten doen bij de betreffende organisatie.

Geheimhoudingsplicht
Affinities heeft geheimhoudingsplicht, tenzij uw belangen worden geschaad en/of de veiligheid van u en anderen in gevaar komt. Deze verplichting betreft elke vorm van gegevensverzameling en gegevensverwerking en geldt ook na beëindiging van ons contact. Deze geheimhouding geldt ook voor stagiaires en invalkrachten.

Overmacht of conflict van plichten
Een beroepskracht van Affinities kan haar beroepsgeheim doorbreken met een beroep op overmacht. Juridisch wordt dit ook wel het ‘conflict van plichten’ genoemd, omdat de beroepskracht in gewetensnood komt te zitten. Als de beroepskracht informatie verstrekt, verbreekt zij de geheimhoudingsplicht, maar als zij de informatie niet zou verstrekken verleent zij niet de zorg die zij zou moeten verlenen. Hier moet niet lichtvaardig mee om gegaan worden. Een beroepskracht die een beroep op overmacht wil doen, zal dit eerst met collega’s moeten bespreken. Er zal een afweging plaats moeten vinden waarbij de verschillende belangen en bezwaren meegenomen worden.

Bewaartermijn van uw dossier
Na het afsluiten van ons contact bewaren wij het dossier nog 15 jaar. Deze termijn is wettelijk bepaald. Een uitzondering hierop zijn beeld- en geluidsopnames die tijdens een specifiek hulpprogramma gemaakt zijn (bijvoorbeeld Video Home Training). Indien van toepassing worden er na de specifieke hulp afspraken gemaakt over de opnames die je zelf wenst te ontvangen. Daarna zullen de opnames worden verwijderd.

3. Uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens
Recht op inzage en kopie dossier
U heeft het recht uw dossier in te zien. Hiervoor gelden de volgende leeftijdsgrenzen:

• Ben je jonger dan 12 jaar wordt in overleg met jouw ouders/voogd besproken welke informatie met jou gedeeld kan worden;
• Ben je tussen de 12 en de 16 jaar dan wordt met jou en je ouders/voogd besproken welke informatie uit het dossier gedeeld wordt;
• Vanaf 16 jaar heb jij alleen het recht het dossier in te zien. Als ouders/voogd mag u het dossier inzien na toestemming van de jeugdige.

Wanneer u een kopie van uw dossier wilt aanvragen kan dat. U dient hiervoor schriftelijk te verzoeken.

Recht op vernietiging van het dossier en het recht op vergetelheid
Affinities bewaart het dossier tot 15 jaar na beëindiging van de hulp/consultatie/training. U kunt binnen deze 15 jaar een verzoek aan Affinities doen ter vernietiging van uw dossier of delen uit het dossier. Affinities zal dit verzoek uitvoeren als duidelijk is dat er geen belangen worden geschaad met dit verzoek. U hoeft niet te motiveren waarom u dit verzoek doet. Het verzoek om vernietiging van (delen uit) het dossier dient u schriftelijk te doen bij Affinities:

Affinities
t.a.v. Sandra Hopkins
Oranjestraat 57
7451CB HOLTEN

Of via e-mail: sandra@affinities.nl

Dit verzoek wordt in behandeling genomen. U krijgt hiervan bericht. Wordt het verzoek niet toegekend, dan wordt dit met uitleg van redenen aan u medegedeeld. Volgt Affinities het verzoek wel op, dan wordt dit medegedeeld en wordt ook de datum van vernietiging aan u doorgegeven. Dit gebeurt uiterlijk na vier weken na het indienen van het verzoek.

Recht op rectificatie
U heeft recht op verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens die zijn opgenomen in het dossier, indien de opgenomen gegevens aantoonbaar onjuist of onvolledig zijn, of gezien de doelstelling van het dossier niet ter zake doen (bijvoorbeeld er is een verkeerde naam gebruikt). Voor verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens dient u een schriftelijk verzoek in. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek laat Affinities weten of aan het verzoek voldaan kan worden. Een weigering van het verzoek wordt door Affinities uitgelegd.

Recht op beperking van de verwerking
Dit recht betekent dat u het recht heeft de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te stoppen. U kunt gebruikmaken van dit recht als mogelijk één van de volgende elementen van toepassing is:

• Wanneer u de juistheid van de persoonsgegevens ter discussie stelt
• Wanneer u van mening bent dat de verwerking onrechtmatig is
• Wanneer Affinities de persoonsgegevens niet langer nodig heeft, maar u de gegevens wel nodig hebt
• Wanneer u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en de uitkomst van de afweging daarvan moet afwachten

Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)
Dit betekent dat Affinities ervoor moet zorgen dat u uw gegevens makkelijk kunt krijgen en kunt doorgeven. Affinities is daarom wettelijk verplicht de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en leesbaar bestand te verstrekken. Concreet betekent dit dat u een .PDF bestand zult ontvangen indien u dat wenst, of via aangetekende post een papieren exemplaar van (delen van) uw dossier ontvangt.

4. De maatregelen die Affinities heeft getroffen om uw gegevens te beschermen

• De beroepskracht is geïnformeerd over het belang van bescherming van persoonsgegevens. Zij weet welke risico’s er zijn en hoe zij deze risico’s zo klein mogelijk kan houden.
• Affinities is op de hoogte wat zij moet doen als persoonsgegevens op de verkeerde plek terechtkomen (Wet meldplicht bij datalekken).
• Affinities heeft de verplichting persoonsgegevens goed te beveiligen. Dit betekent dat Affinities gegevens alleen digitaal bewaart, in een beveiligd systeem. Affinities heeft passende technische maatregelen getroffen om deze gegevens zo goed mogelijk te beschermen.
• In geval van collegiale consultatie of weblogs anonimiseert Affinities situaties en persoonsnamen, zodat persoonlijke situaties niet herleidbaar zijn.
  
  

5. Contact bij vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens bij Affinities, dan kunt u deze stellen aan Sandra Hopkins. Zij is te bereiken via e-mail: sandra@affinities.nl of telefonisch op: 06 – 51429817.